domingo, 28 de febrero de 2010

Normas

NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS


Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de cartas comerciales.


DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establece las siguientes:

CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre empresas y sus empleados.

ACRONIMO: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.

ANEXO: documento o elemento que acompaña a la carta

APOSTROFO: signo ortográfico (´) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indica millón

ASUNTO: síntesis del contenido de la carta

COPIA: fiel reproducción de un documento

DATOS DE REMITENTE: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, telex y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación

DESPEDIDA: palabra o frase de cortesía

DESTINATARIO: persona a quien va dirigida la comunicación

ENCABEZADO: línea de identificación para indicar la continuidad del documento

ESPACIO: distancia horizontal de la escritura

ESTILO: orden en la distribución de las diferentes lineas que conforman la carta

FECHA: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió

INTERLINEAS: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón

LINEAS ESPECIALES: Líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor

LOGOTIPO: símbolo que identifica a una empresa

MEMBRETE: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica

MODELO: Esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería

NUMERO O REFERENCIA: identificación consecutiva del documento

RAZON SOCIAL: nombre que identifica la empresa

REMITE: nombres, apellidos y cargo del firmante

RENGLÓN: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

SALUDO O VOCATIVO: línea opcional de cortesía.

SIGLA: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

TEXTO: cuerpo del mensaje

TRANSCRIPTOR: persona responsable de digitar el documento

ZONA: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos
Publicado por LEIDY YOHANNA en 06:53 0 comentarios
CLASIFICACIÓN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

MODELOS

MODELO 1: para efectos de diagramación tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.

MODELO 2: Tiene dos zonas 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.

ESTILOS
Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo
Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escritorio hacia el margen derecho
Publicado por LEIDY YOHANNA en 06:52 0 comentarios
REQUISITOS


MARGENES

Superior entre 3 cm y 4cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.




ZONAS

ZONA 1:
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4cm verticales desde el borde superior

ZONA 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, talex, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1.5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

ZONA 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento.

PARTES DE LA CARTA:

NUMERO (REFERENCIA)
La numeración es consecutiva según lo establece el código de comercio. Le puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas del margen superior (una 1)

FECHA
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto

DATOS DEL DESTINATARIO
Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario especifico. Si es posible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlineas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar 8 interlineas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.

tratamiento o título académico con mayúscula inicial
nombre del destinatario
cargo se escribe en mayúscula inicial
empresa. Se anota en la línea siguiente el cargo, con la denominación mas ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo
dirección o apartado: se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a maquina o cuatro en computador, entre el numero de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de numero (No.) no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás
nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de correspondencia local.
país. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.



ASUNTO (LÍNEA OPCIONAL)
Ø Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúsculas inicial y sin subrayar.
Ø Se puede suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido
Ø Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque, parte del centro del escrito hacia la derecha, alineado con el número (referencia) y la fecha.
Ø Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay

SALUDO O VOCATIVO

Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegiré cualquiera de las siguientes opciones:
Como saludo independiente se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay. Ç

TEXTO

Se escribe a un interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

El texto se redacta de forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) por que representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante
En lo posible se trata un solo tema por carta
En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales
En las cartas comerciales se utiliza un tratamiento de usted
Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias deben ser impecable, sin borrones ni repisados
Inicia de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario. Cuando no hay asunto ni saludo independientemente
Comienza a tres interlineas del asunto o del saludo independientemente, cuando los hay.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el logotipo o la razón social
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica entre 2cm y 3cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la pagina contra el margen derecho.
Las líneas de identificación pueden contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con el número (referencia); con código de dependencia si se desea; la razón social o la sigla.
El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
La última página debe contener, como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, tanto en estilo bloque extremo, como en estilo bloque.

REMITENTE

El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. EL cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.

Si se utiliza estilo bloque extremo. Estas líneas parten del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En este caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.

LÍNEAS ESPECIALES
Ø Anexo o anexos: Si se requiere, se detallan dentro del texto. AL final de la carta, a dos interlineas del firmante se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el numero de hojas o tipo de anexo.

Ø Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:) a dos espacios () alineación equivalente para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa y se utiliza interlineación sencilla

Ø Identificación del transcriptor. A dos interlineas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Nota: si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rubrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

ASPECTOS GENERALES

Uso de mayúsculas y minúsculas

Las palabras escritas con mayúsculas sostenidas no se dividen
Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúsculas sostenidas, cuando así lo requiera
Se utiliza mayúsculas sostenida para resaltar algún dato. No se debe exagerar su uso.
En español, se escriben con minúsculas los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo
Se escriben con mayúsculas inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencia.
Se debe distinguir el nombre propio del término genérico


DIVISIÓN SILÁBICA Y DIVISIÓN MECANOGRÁFICA
Para efectuar división silábica (la que termina el idioma) o mecanográfica (la que se efectúa al final de un renglón, porqué no cabe completa una palabra cuando se utiliza equipos que no permiten justificar), el signo que se emplea en un guión (-). Debe ser solo uno, seguido a la letra donde se parte la palabra.

Para la división silábica:

Ø Separar las palabras conforme a las reglas de la gramática.
Ø Es incorrecto separar una silaba y no poner el guion que le corresponde
Ø No marcar doble guion ni rellenar espacios con guiones
Ø No colocar una raya debajo de la letra donde se divida la palabra

Para la división mecanográfica se debe tener en cuenta lo siguiente:
Ø No dividir palabras en primer renglón de párrafo
Ø No dividir palabras en dos líneas seguidas
Ø No dividir palabras en la penúltima línea de párrafo
Ø No dividir palabras en el último reglón de página
Ø No dividir nombre propios ni apellidos
Ø No separar el signo de moneda de la cifra ni partir cantidades en números
Ø No dividir palabras en silabas de una o de dos letras
Ø No dividir palabras que contengan por (equis) intermedia; sin embargo, en caso de resultar necesaria la participación por razones de espacio, debe efectuarse de modo que la x no quede como extremo en el lugar de participación.

Nota: el margen derecho puede ser balanceado o justificado

ESCRITURA DE NÚMEROS

Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, estos se separan por un espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en renglón separados.
Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a unidades de medida, se debe separar mediante un espacio, tanto a la izquierda como a la derecha
Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto
Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y año.
Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de año, mes y día y se puede expresar de dos formas:
Cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día
Dos dígitos para el año, dos para el día.
Los números de normas no se separan con espacio ni con punto
Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apostrofo para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.
Nota: no es necesario incluir las expresiones moneda corriente (m/cte.) ni moneda legal (m/l)

Cuando se escriben en columnas cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas ultimas se representan con ceros y no con la letra 0 minúscula ni con el signo (=)

La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera:
Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras.
Para documentos legales, los números se escriben en cifras y letras. La cifra se puede expresar en primer termino en letra o números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento.
Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios: el indicativo entre paréntesis ()
Los números de cedula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y sí la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ()
Los números de NIT: Se representan en cifras de miles separadas por un punto (:); se deja un espacio antes del último dígito que es el de verificación o chequeo o control.
Hora: para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

TRANSCRIPCIÓN TEXTUAL DE DOCUMENTOS

Para la trascripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha (alineación equivalente para el procesador de texto)

Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una transcripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de textos que no es necesario incluir.

DETERMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la real academia de la lengua.

Nota: los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre propio o término genérico.

ABREVIATURAS

En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, señora, factura, cuenta y otros), en excepción de las que forman parte del nombre o razón social de una empresa que así las tenga registradas; cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado: y en los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia.

CARTA DE UN SOLO PÁRRAFO
Para la estética y armónica distribución en carta de párrafo, es posible sobrepasar los límites de las medidas convencionales, de la siguiente manera:
Se puede dejar tres interlineas entre el margen superior y el número; ot5ras tres entre el número y la fecha.
El máximo de seis interlineas para iniciar los datos del destinatario.
El párrafo se escribe a interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble de lo elegido para la despedida.
Las líneas especiales se pueden separar con tres interlineas.

Nota: No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario ni del firmante

VISTO BUENO

Para las cartas que requieren visto bueno, se tiene en cuenta lo siguiente:

En distribución vertical se ubica contra el margen izquierdo, de cuatro a seis interlíneas del cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo.Bo.), se escribe seguida del nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlineación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con la primera letra del nombre.

PLEGADO DE LA CARTA
El doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre convencional (rectangular) o sobre con ventanilla, así:
Doblez de la carta para sobre convencional (rectangular):
Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 ó 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; después se hace el último doblez. Se inserta la cara en el sobre, de forma que al extraerla quede en posición de lectura.
El doblez de la carta para sobre con ventanilla se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla.

RECOMENDACIONES
El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.
La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice.
La tinta negra para firmar el gramaje la nitidez en el proceso de microfilmación.
La transmisión del documento vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio, si no se recibe el original y el documento transmitido vía faz se encuentra en papel térmico, este se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la información contenida.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos acelera el deterioro del documento.