NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de cartas comerciales.
DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establece las siguientes:
CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre empresas y sus empleados.
ACRONIMO: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.
ANEXO: documento o elemento que acompaña a la carta
APOSTROFO: signo ortográfico (´) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indica millón
ASUNTO: síntesis del contenido de la carta
COPIA: fiel reproducción de un documento
DATOS DE REMITENTE: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, telex y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación
DESPEDIDA: palabra o frase de cortesía
DESTINATARIO: persona a quien va dirigida la comunicación
ENCABEZADO: línea de identificación para indicar la continuidad del documento
ESPACIO: distancia horizontal de la escritura
ESTILO: orden en la distribución de las diferentes lineas que conforman la carta
FECHA: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió
INTERLINEAS: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón
LINEAS ESPECIALES: Líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor
LOGOTIPO: símbolo que identifica a una empresa
MEMBRETE: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica
MODELO: Esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería
NUMERO O REFERENCIA: identificación consecutiva del documento
RAZON SOCIAL: nombre que identifica la empresa
REMITE: nombres, apellidos y cargo del firmante
RENGLÓN: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
SALUDO O VOCATIVO: línea opcional de cortesía.
SIGLA: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
TEXTO: cuerpo del mensaje
TRANSCRIPTOR: persona responsable de digitar el documento
ZONA: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos
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CLASIFICACIÓN
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:
MODELOS
MODELO 1: para efectos de diagramación tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
MODELO 2: Tiene dos zonas 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
ESTILOS
Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo
Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escritorio hacia el margen derecho
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REQUISITOS
MARGENES
Superior entre 3 cm y 4cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.